Las Intranets como apoyo a las áreas funcionales de la organización

Introducción

Las intranets son económicas, escalables para expandirse o contraerse conforme cambian las necesidades, y son accesibles desde la mayoría de las plataformas computacionales. Mientras que la mayoría de las compañías, sobre todo las más grandes, deben apoyar una multiplicidad de plataformas computacionales que no se pueden intercomunicar, las intranets proporcionan una conectividad instantánea, uniendo a todas las computadoras en un solo sistema de red, virtualmente transparente. El software de la Web presenta una interfaz uniforme que se puede utilizar para integrar procesos y sistemas diferentes de toda la compañía, facultando a los empleados a tomar acciones importantes para las operaciones de una compañía.

Las intranets pueden ayudar a las organizaciones a crear un entorno más rico con capacidad de adaptarse a las circunstancias. Las aplicaciones corporativas internas basadas en el modelo de página Web se pueden hacer interactivas utilizando varios medios, texto, audio y video. Un uso principal de las intranets ha sido crear depósitos de información en línea que se pueden actualizar con la frecuencia necesaria. Catálogos de productos, manuales de empleados, directorios telefónicos o información de prestaciones, se pueden revisar inmediatamente que ocurren cambios. Esta publicación "orientada a eventos" permite a las organizaciones responder con mayor rapidez a las condiciones cambiantes que la publicación tradicional en documentos, la cual requiere una programación rígida de la producción. Los documentos disponibles ahora mediante las intranets siempre pueden estar actualizados, eliminando así los costos de papel, impresión y distribución. Por ejemplo, Sun Healthcare, una cadena de enfermeras e instalaciones de cuidados a largo plazo, cuyas oficinas centrales están en Alburquerque, Nuevo México, ahorró 400.000 dólares en costos de impresión y de correo cuando instaló su boletín corporativo en una intranet. El boletín se distribuía a más de 69.000 empleados en 49 estados.

Estudios conservadores del rendimiento sobre la inversión (ROI) de las intranets muestras ROI's de 23 a 85% y algunas compañías han informado de más del 1000% (para un análisis más detallado [2] [3]). Por ejemplo, Mitre Corporation informó que su inversión de 7.900 millones de dólares en el entorno colaborativo de intranet, produjo 62.100 millones de dólares en reducción de costos e incremento de productividad. Mitre también obtuvo beneficios no cuantificables como una calidad más alta y soluciones más innovadoras para los clientes (ver también [6]). La Tabla 1 resume los beneficios de las intranets para las organizaciones:

Conectividad: Accesible desde la mayoría de las plataformas computacionales [5] [7]

Se pueden enlazar a sistemas corporativos internos y bases de datos de transacciones principales [7]

Pueden crear aplicaciones interactivas con texto, audio y video [5] [7]

Escalable a plataformas computacionales más grandes o más pequeñas según cambien los requerimientos [7]

Fáciles de usar, con una interfaz Web universal [7]

Bajos costos de arranque [5] [7]

Entorno de información rico y con capacidad de adaptarse a las circunstancias [4]

Costos reducidos de distribución de la información [5] [7]

Tabla 1. Beneficio de las intranets para las organizaciones

Las intranets y la colaboración en grupo

Las intranets proporcionan un rico conjunto de herramientas para crear entornos colaborativos en la que los miembros de una organización pueden intercambiar ideas, compartir información y trabajar en conjunto sobre proyectos y asignaciones comunes independientemente de su ubicación física. Por ejemplo, Noranda Inc., una importante compañía minera canadiense, utiliza una intranet para dar seguimiento a su investigación de exploraciones de minerales en una docena de oficinas en Norte y Sudamérica, Australia y Europa.

Algunas compañías están utilizando las intranets para crear entornos colaborativos empresariales que enlacen diversos grupos, proyectos y actividades a través de la organización. Por ejemplo, Mitre Corporation, quien dirige trabajos de investigación y desarrollo para el gobierno federal estadounidense, construyó un entorno colaborativo llamado Mitre Information Structure para compartir información de personal, planeación y proyectos. Esta intranet incluye un directorio corporativo con nombres, números telefónicos y CV de los empleados de Matre; un Lessons Learned Library, con las mejores prácticas y lecciones aprendidas de los 10 años de proyectos de Mitre, y características para llenar informes de recursos humanos, como registros de horas trabajadas, solicitudes de servicio y formularios de inventarios y seguimiento.

Aplicaciones de Intranets para negocios

Las intranets pueden ser implementadas en todas las áreas funcionales de la empresa, facilitando a las organizaciones la administración de más procesos de negocios. La Figura 1 ilustra algunas de las aplicaciones de intranets que se han desarrollado para finanzas y contabilidad, recursos humanos, ventas y marketing, y manufactura y producción.

Figura 1. Aplicaciones funcionales de las intranets

Finanzas y Contabilidad

Muchas organizaciones tienen sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) extensos que recaban los datos operativos de las actividades financieras y contables, pero sus sistemas tradicionales de informes gerenciales, como sistemas de mayor general y hojas de cálculo, con frecuencia no pueden dar esta información detallada en conjunto para tomar decisiones y la medición de desempeño. Las intranets pueden ser muy valiosas para finanzas y contabilidad porque pueden proporcionar una visión integrada de la información financiera y contable en línea, y en un formato fácil de usar. La Tabla 2 da algunos ejemplos:

Organización	Aplicación de intranet
J.P. Morgan Chase	Sistema basado en Web y en el software de Hyperion Solutions. Maneja la forma en que las unidades corporativas se cobran mutuamente servicios proporcionados dentro de la corporación. El software consolida la información de una serie de sistemas de negocios y contabilidad y da a los usuarios páginas personalizables que muestran los montos se le están facturando a sus departamentos por servicios como procesamiento de información o uso de las salas de juntas. Los usuarios pueden comparar las facturas reales con las cantidades que pronosticaron y profundizar para obtener información adicional.
Cisco Systems	Las ventas y datos financieros relacionados se actualizan tres veces al día y las cifras de ingresos netos, márgenes, pedidos y gastos están disponibles al instante para los gerentes a través de una intranet. La compañía puede cerrar sus libros 24 horas después del final de cada trimestre.
British Standards Institution (BSI)	Sistema de informes basado en Web que utiliza software Crystal Decisions. Permite al departamento de finanzas supervisar cada día de ingresos no facturados o deudas sin pagar.
Charles Schwab	Aplicación SMART de informes y análisis que da a los gerentes una visión de conjunto de las actividades financieras de Schwab, incluyendo una plantilla de evaluación de riesgos que les ayuda a evaluar nueve categorías de riesgo. La intranet de Schwab también proporciona el sistema de informe en línea FinWeb General Ledger en un formato fácil de asimilar.

Tabla 2. Las Intranets en finanzas y contabilidad

Recursos humanos

Las responsabilidades principales de los departamentos de recursos humanos comprenden mantener informados a los empleados sobre los problemas de la compañía y proporcionar información de los registros personales y prestaciones de los empleados. Recursos humanos puede utilizar las intranets para publicar en línea manuales de políticas corporativas, asignación de puestos y transferencias internas de puestos, directorios telefónicos de la compañía y clases de capacitación. Los empleados pueden usar una intranet para inscribirse en planes de acción de atención a la salud, ahorro y otros beneficios si está enlazada con el sistema de recursos humanos o de prestaciones de la empresa, o para hacer pruebas de aptitudes en línea. Los departamentos de recursos humanos pueden difundir rápidamente información a los empleados sobre próximos eventos o desarrollos de la compañía utilizando grupos de noticias o correos electrónicos. La Tabla 3 enlista ejemplos de la manera en que utiliza las intranets el área de recursos humanos.

Organización	Aplicación de intranet
Henan Electric Power Transmission and Transformation Co.	Una intranet que abarca toda la compañía envía un calendario centralizado de eventos corporativos. Cuando se planean reuniones y eventos grandes los empleados pueden descargar los formularios de registros estandarizados y procesarlos en línea.
TransCanada Pipelines	A través de una intranet, los empleados procesan sus registros de horas trabajadas y de gastos, y manejan sus propias cuentas de prestaciones de salud y pensión.
Medtronics	Los empleados utilizan myMedtronic para tareas administrativas de autoservicio de recursos humanos, como cambio de domicilio o información sobre nómina de empleados, o sobre la inscripción en los planes de prestaciones. Los gerentes emplean myMedtronic para introducir cambios de pagos y prestaciones. Una sección Life Event proporciona información sobre datos del empleado y cambio de prestaciones que se deben hacer si los empleados cambian estado marital o tienen un bebé.
*E TRADE**	Utiliza el software Icarian Workforce es la intranet corporativa para automatizar todo el proceso de seguimiento del solicitante de trabajo. El software toma automáticamente la información del solicitante desde fuentes como buscadores de talento en línea y sitios de colocaciones, rastreando a todos los solicitantes desde que hacen su solicitud hasta que llegan a la entrevista. Los datos se integran al sistema corporativo de recursos humanos.

Tabla 3. Las Intranets en recursos humanos

Ventas y Marketing

Una de las aplicaciones más extendidas de las intranets corporativas dentro de esta área funcional, es supervisar y coordinar las actividades de la fuerza de ventas. El personal de ventas puede solicitar actualizaciones de precios, promociones, descuentos o bien pedir información sobre los competidores. Pueden tener acceso a documentos de presentaciones y ventas, y personalizarlos para los clientes. La Tabla 4 describe ejemplos de estas aplicaciones.

Organización	Aplicación de intranet
SwissAir	La intranet de marketing proporciona informes, herramientas y guías de diseño para ayudar al personal de marketing de la compañía en 150 ciudades e intercambiar minutas y presentaciones sobre próximas campañas y a desarrollar lemas y promociones.
American Express	Utiliza un sistema de administración de ventas de Salesner, basado en la Web, para ayudar al equipo de ventas de América del Norte (que vende cheques de regalo y tarjetas de incentivos a los clientes corporativos) a distribuir y rastrear clientes calificados. Más de 50 integrantes del equipo de ventas pueden tener acceso al sistema utilizando dispositivos inalámbricos.
Yesmail.com	Compañía de marketing por correo electrónico que construyó una intranet de ventas para compartir herramientas sobre contactos, clientes y prospectos, y utilizó tecnologías de conferencia Web para capacitar personal de ventas a distancia. La aplicación incluye una metodología para evaluar el progreso de la compañía en diferentes etapas del proceso de ventas.
Case Corp.	Apoya a equipos de ventas y marketing con herramientas colaborativas de intranet para administración de contactos, foros de discusión, administración de documentos y calendarios. Las aplicaciones de intranet facilitan compartir información sobre competidores, desarrollo de productos potenciales y tareas de investigación, e incluyen la responsabilidad de ser sensibles al tiempo para medir resultados.

Tabla 4. Las Intranets en ventas y marketing

Manufactura y Producción

En manufactura, los aspectos de la administración de la información son sumamente complejos ya que implican inventarios masivos, captura e integración en tiempo real de flujos de datos de producción, cambio de relaciones con proveedores y costos volátiles. Por lo general, la función de manufactura utiliza múltiples tipos de datos, incluyendo gráficos y textos dispersos en sistemas individuales. Con frecuencia la información de manufactura es muy sensible al tiempo y difícil de recabar porque los archivos se tienen que actualizar constantemente. Desarrollar intranets que integren datos de manufactura bajo una interfaz de usuario uniforme es más complicado que en otras áreas funcionales.

A pesar de tales dificultades, las compañías están iniciando aplicaciones de intranet para manufactura. Las intranets que coordinan el flujo de información entre entornos, controladores, sistemas de inventario y otros componentes de un sistema de producción pueden hacer más accesible la información de producción a las diversas partes de la organización, aumentando la precisión y bajando los costos. La Tabla 5 describe algunos de estos usos.

Organización	Aplicación de intranet
Noranda Inc.	La intranet para su planta de producción de magnesio Magnola en Quebec vigila las operaciones de la planta de control remoto utilizando un panel de control y cámaras de videos virtuales.
Sony Corporation	La intranet envía información financiera al personal de manufactura para que ellos puedan vigilar el desempeño de pérdida y ganancia de la línea de producción y, en consecuencia, adaptar el desempeño. La intranet también proporciona datos sobre la medición de calidad, como defectos y rechazos, y programas de mantenimiento y capacitación.
TransCanada Pipelines	Los gerentes pueden programar el mantenimiento de la planta utilizando un sistema en línea enlazado al software de abasto que asegura automáticamente desde el inventario las partes necesarias o genera las órdenes de compra.
Duke Power	La intranet proporciona acceso en línea a una herramienta de ingeniería asistida por computadora para recuperar diseños de equipos y especificaciones operativas que permiten a los empleados ver cada sistema importante de la planta a varios niveles de detalle. Los diversos subconjuntos de sistemas se pueden formatear juntos para crear una vista de todo el equipo en un salón particular. Con un entrenamiento mínimo, los técnicos de mantenimiento, los ingenieros de la planta y el personal de operaciones pueden utilizar esta herramienta.
Rockwell International	La intranet mejora el proceso y la calidad de los tableros de circuitos y controladores producidos, estableciendo páginas principales (home pages) para sus máquinas controladas por computadora de su planta de Milwaukee, que se actualizan cada 60 segundos. Los gerentes de control de calidad pueden verificar el estado de una máquina llamando a su página principal para saber a cuántas piezas dio salida la máquina ese día, qué porcentaje de una orden representa esa salida y a qué tolerancias se está ajustando la máquina.

Tabla 5. Las intranets en manufactura y producción

La administración de la cadena de abastecimiento y el comercio colaborativo

Las intranets también se pueden emplear para simplificar e integrar procesos de negocio que abarquen más de un área funcional. Estos procesos entre funciones se pueden coordinar electrónicamente para incrementar la eficiencia y capacidad de respuesta de la organización, y se pueden coordinar en los procesos de negocios de otras compañías. La tecnología de Internet ha probado ser especialmente útil para la administración de la cadena de abastecimiento y el comercio colaborativo.

En el entorno previo al surgimiento de Internet la coordinación de la cadena de abastecimiento se veía obstaculizada por las dificultades para lograr que la información fluyera libremente entre los diversos tipos de sistemas que daban servicio a partes distintas de la cadena de abastecimiento, como compras, administración de materiales, manufacturas y distribución. Los sistemas empresariales podían proporcionar parte de esa integración a los procesos internos de negocios, pero tales sistemas son difíciles y costos de construir.

Parte de esa integración se puede aportar a un costo accesible aprovechando la tecnología de Internet. Las empresas pueden usar intranets para mejorar la coordinación entre sus procesos internos de la cadena de abastecimiento y utilizar extranets para coordinar los procesos de la cadena de abastecimiento compartidos con sus socios de negocios.

Resumen Final

En base a lo expuesto a lo largo del presente documento junto a las referencias entregadas, se puede afirmar lo siguiente sobre las Intranets:

1. Las Intranets poseen beneficios cuantificables medidos principalmente en ROI (para un análisis más detallado ver [2] y [3]).

2. Las Intranets poseen beneficios no cuantificables, los cuales son importantes tener en cuenta dependiendo el lugar en dónde se implementará el servicio. Por ejemplo:

a. Calidad más alta y soluciones más innovadoras para los clientes (Caso Mitre).

b. Motivación, Tolerancia al fracaso, aliento cultural, etc. [6]

3. Las Intranets entregan beneficios en los siguientes aspectos:

a. Conectividad [5] [7]

b. Interacción con otros sistemas internos [7]

c. Aplicaciones multimedia [5] [7]

d. Escalabilidad [7]

e. Facilidad de uso [7]

4. Las Intranets apoyan los procesos de negocios en todas las áreas funcionales de una empresa [1]:

a. Finanzas y contabilidad

b. Recursos humanos

c. Ventas y marketing

d. Manufactura y producción

5. Las Intranets permiten una buena administración de la cadena de abastecimiento de la organización [1].

Referencias

[1]. Laudon, K. y Laudon, J. (2004). "Sistemas de información gerencial", 8ª Edición. Pearson Education.

[2]. Ward, T. (2002). "Measuring the ROIs of Intranets: Mission Possible?", Portal "Intranet Journal" [en línea]. Recuperado desde http://www.intranetjournal.com/articles/200211/ij_11_08_02a.html. También descargable desde http://www.prescientdigital.com/articles/finding-roi-white-paper.

[3]. "El ROI en las intranets: es mejor tener fe ciega". (1999). Portal "Information Week" [en línea]. Recuperado desde http://www.informationweek.com.mx/articulo-58-2343-58.html.

[4]. Morales, C., Carrodeaguas, M. y Avilés, C. "Las intranets en la gestión informacional: un escalón imprescindible en la búsqueda del conocimiento organizacional", Recuperado desde http://www.bvs.sld.cu/revistas/aci/vol12_3_04/aci03304.htm.

[5]. "5 reasons Why you company needs an intranet", Portal Net Access [en línea]. Recuperado desde http://www.netxs.com.pk/intranet/5reasonsforintranets.html.